Eftersom det kan vara tidskrävande att planera en konferens kan du med fördel sätta ihop en kommitté som tillsammans med dig ansvarar för planeringen av evenemanget. Genom att ta hjälp av andra personer får du avlastning under planeringsarbetet. Tillsammans kan ni fastställa ett syfte med konferensen och bygga hela evenemanget kring detta.
Börja sedan brainstorma om vad du och deltagarna i planeringskommittén gärna vill ha på konferensen. Är det till exempel välkända föreläsare som hela gruppen med deltagare kan lyssna på? Eller vill ni hellre ha flera grupparbeten där deltagarna delas in i mindre grupper för att bolla idéer och arbeta på olika håll? Bör konferenslokalen vara belägen i närheten av där företaget är beläget? Ha högt i tak och låt alla personer i kommittén komma med idéer. Skriv ner alla olika förslag och börja inte sålla direkt utan gör hellre det när ni har fått slut på idéer.
Så planerar du inför din konferens på Lidingö
Sätt en budget för konferensen och se till att inkludera alla kostnader den kan tänkas medföra. Kommer du behöva föreläsare? Kommer måltider ingå? Hur mycket kostar lokalen i hyra? Vilken typ av konferensrum kommer du behöva? Vissa rum kan rymma upp till flera hundra deltagare, medan andra mindre rum inte tar mer än tjugotalet personer. Att ha såväl ett större rum för det huvudsakliga evenemanget samt mindre rum där arbetsgrupper kan träffas för att utföra grupparbeten kan vara en bra idé.
Skapa en lista över allt du behöver och hur mycket varje enskild punkt på listan får kosta. Därefter kan du börja leta efter en konferenslokal i Lidingö som uppfyller din kravspecifikation. Kontrollera om arrangören tillhandahåller flexibla konferenspaket och säkerställ att de har den utrustning du kan tänkas behöva. Ta också fram en agenda för konferensen och se till att hålla dig till denna under evenemanget.
För att hitta en bra konferensanläggning nära Lidingö är detta en riktigt bra start!
Många arrangörer glömmer tyvärr bort att i efterhand utvärdera konferensen. Det bör du inte göra, utan se till att du får mätbar och konkret feedback från deltagarna. Du kan till exempel dela ut ett kortare frågeformulär där du frågar deltagarna vad de fått ut av konferensen och vad de saknade. Här bör du ha ditt syfte i åtanke. Om syftet med konferensen var att motivera företagets säljare, vad tog då säljarna med sig från evenemanget? Om syftet var att lansera en ny produkt, fick då deltagarna värdefull information om produkten? Var de personer som deltog i konferensen nöjda med den?